Bir soru soracağım: en son katıldığınız toplantı, kaç dakikada bitmesi gerekirken kaç dakikada bitti?

Ben bunun rekorunu biliyorum. Sekiz saat sürmüş bir toplantıya katılmıştım bir keresinde, bir deterjan reklamı için beş film çekimi konuşuluyordu, en ince ayrıntısına kadar. Sekiz saat. Bu bir karar alma toplantısıydı esasında, ama kimse öyle yönetmiyordu. Herkes kafasındakini aktarıyor, kimse sonuca gitmiyordu.

Toplantı niye yapılır

Şirketlerde toplantı çoğu zaman gösteriş için yapılıyor. Oysa toplantının tek bir amacı var, o da karar almak. Bir konuyu istişare edip fikir almak için de yapılabilir tabii, ama esas amaç karar. Yarım saatte bitmeyecek bir toplantının aslında olmaması gerekiyor. Biz bunu iş yapmak için kullanıyoruz, bütün kabileyi toplayıp sempozyum düzenler gibi.

Burada bir referans noktası meselesi var. Toplantıya gelen herkes aynı zeminden konuşmuyorsa, o toplantı uzar gider. Bir üniversite mezuniyet kuralı örneği vereyim, sinema televizyon bölümünde mezun olmanın üç yolu var, sınav, kısa film ya da makale. Şimdi biri çıkıp "her üniversite mezununun mutlaka bir proje ile mezun olması gerekir" diyor. Bu bir varsayım, referans noktası olarak alınırsa dört saat sürer. Herkes aynı zeminden konuşmadığı sürece toplantı uzuyor.

Toplantı notunu kim yazıyor, gücü onda

Beyaz yakalının en nefret ettiği işlerden biri toplantı notu tutmak. Kimse yazmak istemiyor. Oysa toplantı notu yazan kişi, o toplantıyı fiilen belirleyen kişidir. Bazı kararlar net olur, Ahmet bunu yapacak diye, bazı aksiyonlar havada kalır. O havada kalan kısmı nasıl yazacağına o kişi karar verir. Yani toplantıda söz sahibi olmak istiyorsanız, notu siz alın.

Zor karakterle toplantı yapmak

Herkesle çalışırken kafanızda bir kod oluşuyor, bu kişi çok konuşuyor, bu kişi her şeye olumsuz yaklaşıyor gibi. O kod bir kere oturunca dinlemekte zorlanıyorsunuz. Oysa yapmanız gereken şey tam tersi, iyi dinlemek. Nazlı Nefis'in güzel bir lafı var, bütün davranışlarımızın arkasında karşılanmamış bir ihtiyaç vardır. Biri çok konuşuyorsa, muhtemelen dinlenmediğini hissediyordur.

O kişi bir kere dinlendiğini hissederse susar. Ben Nazlı'yı anladım, derdini duydum, dersen kişi rahatlar. Direkt "sen bunu söyledin, değil mi" diye üstüne gitmek yerine, önce dinle.

Peki karşınızdaki her şeyi sıfırlayan bir öneriyle geldiğinde ne yapacaksınız? Önce şunu sorun, bu kişi sonuca mı takılmış, sürece mi. Baykuş profilindekiler sürece, kullanılan yönteme, kaynağa çok ilgi duyar, derinlemesine araştırırlar. Onları dinlemek gerçekten işe yarar bir şey getirebilir. Bir zamanlar İSKİ'nin eski patronuyla bir toplantıya katılmıştım, adam çok konuşuyordu ama söyledikleri saçma değildi. Kahve içerken bana "zincirler birbirine bağlıydı" dedi. Ben de "bağlıydı ama zincirin bağlandığı yer yanlıştı" dedim. Yani yargısız dinlemek, orada bir şey öğrenmek mümkün oluyor.

Bedeli ne kadar ağır olursa olsun

Burada bir denge kurmak lazım. Bir öneriyi dinlerken maliyet analizine bakıyorsunuz, on birim harcayıp yirmi bir birim geri dönüyorsa, o oyunu oynamanın anlamı var. Ama hiçbir yerden bulamayacağınız bir şeyi karşınızdaki sunuyorsa, orada denge farklı kuruluyor. Bu ilişki yönetimi dediğimiz şeyin ta kendisi.

Reçete

Bir sonraki toplantınıza girmeden önce şunu sorun kendinize, bu toplantı bir karar almak için mi, yoksa sadece bir araya gelmek için mi? Eğer karar almak içinse, herkesin aynı referans noktasından konuştuğundan emin olun ve toplantı notunu kimin tuttuğuna dikkat edin. Zor bir karakterle karşılaştığınızda da önce kodlamayı bırakın, bir kere gerçekten dinleyin, sonuca mı sürece mi takıldığını anlayın.

Siz son katıldığınız toplantıda hangi rolü oynadınız, notu tutan mı, dinlenmeyi bekleyen mi, yoksa gösteriş için orada bulunan mı?